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Was ist eine ABC-Analyse?
Ein vollständiger Leitfaden für die ABC-Analyse bei der Kundensegmentierung und Bestandsaufnahme des Inventars
Wenn Sie schon einmal von der 80/20-Regel gehört haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sich in diesem Fall auf eine Form der ABC-Analyse bezogen wurde. Die ABC-Analyse ist eine umfassende Methode zur Segmentierung Ihrer Kunden oder Produkte, mit der Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre Zeit und Ihre Ressourcen bei der Kundenbetreuung optimal nutzen, indem Sie die Produkte in drei leicht zu unterscheidende Kategorien unterteilen.
In diesem Artikel erfahren Sie, 1. was die ABC-Analyse ist, 2. warum Sie die ABC-Analyse verwenden sollten und 3. wie Sie die ABC-Analyse zur Strukturierung und Priorisierung Ihrer Kundensegmente und Bestandsarten einsetzen können.
ABC-ANALYSE Definition
Die ABC-Analyse ist eine Analysemethode, bei der das Subjekt in drei Kategorien eingeteilt werden kann: A, B und C.
Kategorie A steht für diey, die Sie haben. Dies sind die Produkte, die in hohem Maße zu Ihrem Gesamtgewinn beitragen, ohne zu viel von Ihren Ressourcen zu verschlingen. Diese Kategorie ist die kleinste Kategorie, die ausschließlich für Ihre größten Geldmacher reserviert ist.
Ein Softwareunternehmen könnte zum Beispiel verschiedene Software entwickeln, aber eines davon ist eine Nischensoftware, die zu einem wesentlich höheren Preis verkauft werden kann als die anderen. Deshalb macht sie etwa 60 % der Gesamteinnahmen aus, obwohl das Unternehmen im Vergleich zu anderen Softwarekategorien weit weniger dieser Produkte verkauft. Daher ist diese spezielle Software ein Produkt der Kategorie A.
Kategorie B steht für Ihre Kunden oder Produkte der mittleren Kategorie. Viele gehen fälschlicherweise davon aus, dass diese Gruppe zwar einen Beitrag zum Ergebnis leistet, aber nicht bedeutend genug ist, um viel Aufmerksamkeit zu erhalten.
Doch in Kategorie B steckt viel Potenzial. Die “Mitglieder” dieser Kategorie können mit etwas Einsatz zu Produkten der Kategorie A entwickelt werden.
In Kategorie C geht es um hunderte winziger Transaktionen, die für den Gewinn wichtig sind, aber für sich genommen keinen großen Wert für das Unternehmen darstellen. Dies ist die Kategorie, in der die meisten Ihrer Produkte oder Kunden vertreten sein werden. Es ist auch die Kategorie, in der Sie versuchen müssen, den Verkauf so weit wie möglich zu automatisieren, um die Gemeinkosten zu senken.
DAS PARETO-PRINZIP
Die ABC-Analyse basiert auf dem so genannten Pareto-Prinzip, einem wirtschaftlichen Grundsatz, der von dem Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto entwickelt wurde. Pareto erlangte Berühmtheit durch seine Aussage, dass die meiste wirtschaftliche Produktivität von nur einem kleinen Teil der Wirtschaft ausgeht. Im Wesentlichen zeigt es, dass es ein ungleiches Verhältnis zwischen Input und Output gibt.
So kann ein Unternehmen beispielsweise 80 % seiner Ergebnisse mit nur 20 % seiner Mitarbeiter erzielen. Dies zeigt, dass 20 % der Mitarbeiter produktiver sind als die anderen 80 % des Teams.
Ein anderes gängiges Beispiel für das Pareto-Prinzip besagt, dass Sie 80 % Ihres Umsatzes mit nur 20 % Ihrer Kunden erzielen. In diesem Fall wären diese 20 % Ihre Kunden der Kategorie A, also diejenigen, die den größten Beitrag zu Ihren Einnahmen leisten. Im Grunde genommen sind nur 20 % Ihrer Kunden so wertvoll, dass der Verlust eines dieser Kunden dem Unternehmen erheblich schaden würde.
Sie können das Pareto-Prinzip noch weiter in die ABC-Analyse einbringen, wenn Sie den lifetime value berücksichtigen. Das Verhältnis zwischen Input und Output spielt eine wichtige Rolle für den lifetime value eines Kunden. Das Pareto-Prinzip bildet auch die Grundlage der ABC-Analyse, indem es Leitlinien für die Einteilung der Kunden in verschiedene Gruppen (A, B und C) liefert.
WARUM DIE ABC-ANALYSE?
Der Hauptzweck der ABC-Analyse besteht darin, Ihre Arbeitsmethoden zu verbessern, mit großen und komplexen Datensätzen umzugehen, indem Sie diese in drei Segmente aufteilen. Diese Segmente definieren die Priorität der Daten in dem Bereich, in dem Sie sie verwenden.
Sobald die Daten in Segmente aufgeteilt sind, ist es einfacher, sich auf die Daten zu konzentrieren und sie sinnvoll zu nutzen. Durch die Unterteilung der Daten in diese Segmente werden spezifische Probleme in den vorliegenden Daten deutlicher. Sie hilft auch bei der Priorisierung der verschiedenen Segmente.
Die ABC-Analyse kann beispielsweise dazu verwendet werden, Ihre Kunden zu segmentieren und kundenspezifische Daten aufzuschlüsseln.
Zunächst würden Sie die Kunden in jede der drei Kategorien einteilen, basierend auf dem Umsatzvolumen, das der Kunde liefert. Anschließend wird untersucht, wie sich dieses Volumen auf Ihren Deckungsbeitrag auswirkt.
Wenn Sie die Kunden erfolgreich segmentieren, werden die Kunden mit dem größten Wert in die Kategorie A mit der höchsten Priorität eingeordnet, während die weniger wichtigen Kunden in die unterste Kategorie C eingeordnet werden.
Die Segmentierung ermöglicht es Ihnen, Ihre wertvollsten Kunden zu ermitteln. Anschließend können Sie diese getrennt untersuchen, um einen Aktionsplan zu erstellen. Wenn Sie die Daten in drei verschiedenen Kategorien betrachten können, ist es einfacher, Ihre Ressourcen strategisch zuzuordnen, als wenn Sie zwischen Diagrammen hin- und herspringen oder einfach nur versuchen, einen Sinn in den Unmengen von Rohdaten zu erkennen. Der Vorteil dieses zusätzlichen Schritts besteht darin, dass es einfacher ist, die Daten strategisch zu analysieren, was wiederum die Maximierung Ihrer Gewinne erleichtert.
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BEISPIEL 1: ANWENDUNG DER ABC-ANALYSE BEI DER KUNDENSEGMENTIERUNG
Die ABC-Analyse wird im Rahmen der Kundensegmentierung durchgeführt, um Ihre wertvollsten Kunden zu ermitteln. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie die ABC-Analyse bei der Erstellung von Kundensegmenten auf der Grundlage des “Werts” verwenden:
Durchführen der ABC-Analyse
Um die Analyse durchzuführen, müssen Sie zunächst vier primäre Kennzahlen für jeden Ihrer Kunden betrachten: Umsatz, Umsatzpotenzial, Deckungsbeitrag und Supportkosten.
Verwenden Sie diese vier Kategorien, um vier verschiedene Diagramme zu erstellen. Ordnen Sie Ihre Kunden nach den einzelnen Kategorien und platzieren Sie sie in der Tabelle.
Vergleichen Sie dann die Diagramme, insbesondere das Umsatz- und das Deckungsbeitragsdiagramm. Mit diesem Vergleich können Sie beginnen, Ihre Kunden in drei Gruppen einzuteilen: A, B oder C.
Ihre wertvollsten Kunden befinden sich in der Gruppe A. Diese Kunden bringen eine Menge Umsatz und machen einen großen Teil des Deckungsbeitrags aus. Im Idealfall sind sie in Bezug auf das Umsatzpotenzial nahe an dem maximalen Limit.
Die Kunden der zweiten Ebene befinden sich in Gruppe B. Diese Kunden sind loyal und geben regelmäßig einen hohen Betrag bei Ihnen aus. Allerdings geben diese Kunden nicht so viel aus, wie sie es tun könnten.
Kategorie C besteht aus dem Rest Ihrer Kunden. Zur Kategorie C gehören Menschen, die ab und zu bei Ihnen vorbeischauen und einen Kauf tätigen. Dazu können auch die Stammkunden gehören, die viele kleine Einkäufe tätigen. Diese Kunden geben zwar Geld aus, tragen aber nicht sehr viel zu Ihrem Gesamtumsatz und Gewinn bei. Diese Kunden haben in der Regel auch kein großes Potenzial.
Wenn Sie Ihre Kunden im Hinblick auf Gewinnspanne und Potenzial betrachten, erhalten Sie einen mehrdimensionalen Überblick über Ihre Kunden. Umsatzzahlen allein können irreführend sein. Wenn Sie einen Kunden sehen, der wöchentlich für einen geringen Betrag einkauft, könnte das den Eindruck erwecken, er sei ein wertvoller Kunde, obwohl er das in Wirklichkeit nicht ist.
Diese Perspektive ist besonders nützlich für den Umgang mit den Kunden, die im Niemandsland der Kategorie B liegen. Aber solange Sie ihr Potenzial nicht analysieren, wissen Sie nicht, wie wertvoll sie wirklich sind. Mit der ABC-Analyse erhalten Sie nicht nur eine bessere Vorstellung davon, was sie ausgeben, sondern auch, wie sie es ausgeben. Noch besser: Sie erfahren, ob der Kunde mehr ausgeben könnte.
Anstatt sich mit Umsatzzahlen zu befassen, sehen Sie sich Daten an, die handlungsrelevant sind. Anhand dieser Daten können Sie echte Entscheidungen treffen, die Ihren Umsatz steigern.
Wie sind die Daten der ABC-Analyse zu interpretieren?
Holen Sie Ihre Diagramme und Ihre Liste der segmentierten Kunden heraus und starten Sie direkt mit der Interpretation der Daten.
Werfen Sie einen Blick auf die Diagramme zum potenziellen Umsatz. Sie werden feststellen, dass einige der Kunden in der Kategorie B das Potenzial haben, in die Kategorie A zu fallen. Das sind Einnahmen, die Ihnen entgehen – Vielleicht weil Sie dem Kunden nicht genug Zeit oder die falschen Ressourcen zuweisen.
Um dies herauszufinden, sehen Sie sich Ihre Ressourcenverteilung an und prüfen Sie, wohin Sie Ihre Ressourcen und Ihr Geld schicken. Beginnen Sie mit der Kategorie C. Viele Unternehmen betonen die Bedeutung dieser Kunden zu sehr und wenden zu viel Zeit oder Geld für deren Betreuung auf. Schauen Sie sich an, wie Ihre Verkaufsteams aufgeteilt sind, um zu sehen, wer Zeit mit diesen C-Kunden verbringt.
Gehen Sie nun in die Kategorie B über. Sehen Sie sich an, wer diese Kunden betreut und wie oft sie betreut werden. Könnte dies verbessert werden? Stellen Sie sicher, dass diese Kunden nicht versehentlich vernachlässigt werden.
Schauen Sie sich dann an, was die B-Kunden kaufen und wie oft sie es kaufen. Gibt es ein weiteres Produkt, das sie brauchen, das ihnen aber niemand verkauft? Könnten diese Kunden von einer verbesserten Version des aktuellen Produkts profitieren? Was könnten Sie tun, um die Bedürfnisse der Kunden noch besser zu befriedigen und sie dazu zu bewegen, mehr Geld auszugeben?
Schließlich sollten Sie sich mit der Kategorie A befassen. Für viele Unternehmen ist die Kategorie A in Bezug auf den Service eher vorrangig. Sicherlich sind dies die Kunden, die den größten Teil Ihrer Zeit und Ressourcen beanspruchen. Aber überstrapazieren Sie hier nicht Ihre Ressourcen?
Das Problem bei der Betreuung von Kunden der Kategorie A ist, dass Sie sie unbedingt zufriedenstellen wollen. Wenn diese Kunden jedoch so viel Geld bei Ihnen ausgeben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie Sie nicht verlassen werden, nur weil Sie sie nicht mit Aufmerksamkeit oder Zuwendung überhäufen.
Schauen Sie sich die Ressourcen, die Sie für Kunden der Kategorie A bereitstellen, genau an. Stellen Sie fest, ob es eine Möglichkeit gibt, diese Ressourcen mit Kunden der Kategorie B zu teilen und sie in Kunden der Kategorie A zu verwandeln.
BEISPIEL 2: ANWENDUNG DER ABC-ANALYSE IM BESTAND
Die ABC-Analyse ist auch ein hervorragendes Instrument für die Bestandskontrolle. Sie ist besonders nützlich, um festzustellen, welche Ihrer Bestandsposten die meisten Auswirkungen auf Ihre Bestandskosten haben. Außerdem bietet sie einen Rahmen für die Ermittlung der besten Möglichkeiten zur Verwaltung und Kontrolle Ihres Bestands.
Die ABC-Analyse wird bei der Bestandskontrolle nach denselben Grundsätzen wie bei der Kundensegmentierung eingesetzt. Im Wesentlichen hat nicht jeder Artikel in Ihrem Bestand den gleichen Wert. Mit dieser Methode bestimmen Sie den tatsächlichen Wert jedes Artikels in Ihrem Bestand und ordnen ihn dann je nach Wichtigkeit in die Kategorie A, B oder C ein.
Durchführung der ABC-Analyse
Es gibt keinen Schwellenwert, der festlegt, welche Produkte in welche Kategorie fallen. Die Schwellenwerte für die Kategorien müssen speziell für Ihr Unternehmen definiert werden, wenn Sie die Daten so interpretieren wollen, dass sie für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Für die Erstellung der Kategorien gelten jedoch dieselben Grundsätze. Kategorie A ist die kleinste Kategorie, die aus den wertvollsten Produkten besteht. Kategorie B ist etwas größer und enthält Produkte mit geringerem Wert. Kategorie C ist die größte Kategorie und besteht aus Produkten, die zwar zu Ihrem Endergebnis beitragen, aber jeweils nur einen kleinen Beitrag leisten.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einige gängige Schwellenwerte für diese Kategorien:
Kategorie A: 20% Ihrer Produkte, die 70% Ihres Jahresumsatzes ausmachen
Kategorie B: 30% Ihrer Produkte, die 25% Ihres Jahresumsatzes ausmachen
Kategorie C: 50% Ihrer Produkte, die 5% Ihres Jahresumsatzes ausmachen
Es gibt eine nützliche Methode, um Ihre Produkte in Kategorien aufzuteilen:
- Multiplizieren Sie die jährliche Anzahl der Produkte mit den Kosten pro Produkt, um den jährlichen Nutzungswert für jedes Produkt zu berechnen.
- Listen Sie jedes Produkt in absteigender Reihenfolge nach dem Nutzungswert auf.
- Addieren Sie den Nutzungswert und die Anzahl der Artikel.
- Übertragen Sie jeden Artikel und seinen Nutzungswert in einen Anteil oder einen Prozentsatz der kumulierten Gesamtsumme.
- Erstellen Sie ein Diagramm, um die Anzahl der Artikel und den Verbrauchswert zu verbinden. Teilen Sie das Diagramm an den Punkten, an denen die Kurve beginnt, sich stark zu verändern, in A, B und C auf.
Wie sind die Daten der ABC-Analyse zu interpretieren?
Überprüfen Sie, wie Sie die Produkte in jeder Kategorie zuordnen. Überprüfen Sie die Kosten, die mit der Lagerhaltung dieser Produkte verbunden sind.
Wenn Sie derzeit regelmäßig einkaufen, bestellen Sie wahrscheinlich die meisten Ihrer Produkte entweder zu viel oder zu wenig. Dies bedeutet, dass Ihre Lager-, Liefer- und Verwaltungskosten höher sind als nötig.
Anstatt Ihren gesamten Bestand nach der gleichen Methode zu bestellen, könnten Sie sich das komplexeste Bestellsystem für Ihre Artikel der Kategorie A aufsparen. Am besten ist es auch, die Überwachung dieser Artikel durch das Verwaltungspersonal zu verbessern, um sicherzustellen, dass die Bestellungen korrekt sind. Es ist in Ordnung, den Bestand an Waren der Kategorie A zu verringern und mehr Mannstunden einzusetzen, denn diese Produkte sind am meisten wert.
Bei Artikeln der Kategorie B sollten Sie in Erwägung ziehen, einen größeren Bestand zu bestellen, um einen Sicherheitsbestand einzuplanen. Dadurch verringern sich die Lieferkosten, die Bestellzeit und der Zeitaufwand für die Lagerhaltung.
Belassen Sie C-Artikel bei der automatischen Bestellung, um zu vermeiden, dass zu viele Ressourcen für sie eingesetzt werden. Halten Sie genügend C-Artikel im Lager vor, damit Sie sich nicht um deren Bestellung kümmern müssen.
Wenn Sie diese Regeln befolgen, können Sie die Anzahl der Arbeitsstunden, die Sie für Ihr Lager aufwenden, Ihre Lagerkosten und die Zeit, die Sie für die Bestellung von Produkten aufwenden, reduzieren.
ZUSAMMENFASSUNG
Die ABC-Analyse ist ein hervorragendes Mittel, um Ihre Daten in umsetzbare Maßnahmen umzuwandeln, mit denen Sie Ihre Gemeinkosten senken und Ihre Gewinne steigern können. Denken Sie daran, dass Sie dieses Modell nicht dazu nutzen sollten, sich die 80/20-Regel aufzudrängen, sondern es als Leitfaden verwenden sollten, um zu ermitteln, wer Ihre wertvollsten Kunden sind und was Sie tun können, um mehr von ihnen zu akquirieren.